Endringsprosesser står høyt på agendaen i mange virksomheter. Det er ikke nytt i, da evne til å tilpasse seg har vært en forutsetning for overlevelse i de fleste bransjer i all tid. Det spesielle nå er at kravet til tempo i endringer gjør det ekstra utfordrende for mange, både ledergrupper og resten av organisasjonen.
Skrevet av Alf Inge Cleve-Stiansen
Overbevisninger om tempo
Det finnes ulike virkemidler å ta i bruk for å sikre en effektiv endringsprosess på både individ- og organisasjonsnivå. Det de fleste glemmer, er en bevissthet om overbevisninger og tanker om hvor raskt endringen skal finne sted. Hvor raskt skjer en endring? Dette er et svært vanskelig spørsmål å svare på. Forestill deg at du har en grunnleggende overbevisning om at endringen tar lang tid. Hvordan vil det påvirke valg av virkemidler, metoder, prosess og ressurser som blir gjort tilgjengelig? Dersom hovedbudskapet er at dette tar lang tid og er komplekse prosesser, er det stor sannsynlighet for at å mobilisere for endring og gjøre de nødvendige stegene trekker ut i tid.
Fra beslutning til handling
De fleste endringer hos individer skjer i det øyeblikket de beslutter å gjøre en endring. Resten handler om delbeslutninger, implementering, trening, justering og fortløpende læring. Det at du tenker lenge på å gjøre en endring, er ingen reell start på selve endringsprosessen, men det gjøre at endringen oppleves langdryg. Du kan derfor akselerere endringsprosess ved å beslutte og la det gå kort tid fra beslutning til handling.
Et eksempel
Attføringsbransjen har som hovedoppgave å få mennesker tilbake til arbeid. Hvor lang tid skal en slik prosess ta? Hvilke forventninger er det til antall formidlinger, altså hvor mange som skal komme seg ut i arbeid? Tidligere har svarene på disse spørsmålene vært vage, noe som har resultert i at mange ikke har kommet seg tilbake i arbeid eller det har tatt unødvendig lang tid. I senere tid er det kommet tydeligere krav fra myndighetene om antallet som skal tilbake i arbeidslivet og tiden den skal ta. Dette har ført til en endring i arbeidsmetodikk der tiltak er justert etter nye, tydeligere krav og målsettinger. Effekten er flere mennesker tilbake til arbeidslivet på kortere tid, om vi ser på resultatene hos en aktør som har tatt dette innover seg: Fønix AS som vi har hatt gleden av å arbeide med. I september 2018 toppet de en statistikk fra NHO som viser at de er den arbeidsinkluderingsbedriften i Norge som har fått flest mennesker ut i jobb i løpet av første halvår 2018. Menneskene i Fønix har en sterk overbevisning om at arbeid bidrar til økt livsglede, og de tror også på at endring og utvikling kan skje hurtig. I tillegg til dette, benytter de metodikk som hjelper dem med å akselerere endringsprosesser.
Hvor lang tid skal en endring ta?
Ditt svar på dette spørsmålet, vil legge den grunnleggende forutsetningen for tempoet i endringen. Det er ingen fasit på hvor lang tid en endring tar, men med overbevisningen om at det kan gå raskt har du lagt en viktig grunnlag for å akselerere endringene. Et spørsmål vi alltid stiller i forbindelse med endring er: ”Hvor lang tid vil du at endringen skal ta?”. I de aller fleste tilfeller, er det ikke satt en tidsfrist eller forventning om hurtigheten i endringen. Ta for eksempel implementering av et nytt CRM-system. Hva blir effekten om du ikke kommuniserer en tydelig tidsfrist for når alle skal ta i bruk det nye systemet, forventninger om antall registrerte saker og med tydelige delmål å forholde seg til? Jo, implementeringen tar særdeles lang tid, om den i det hele tatt kommer i gang.
Oppsummert
En grunnleggende forutsetning for å akselerere endringsprosesser, er å være tydelig om hvor raskt det skal gå. Arbeid gjerne med spørsmål som:
- Hvor raskt ønsker vi at endringen skal skje?
- Innen når skal endringen være gjennomført?
- Hvilke fordeler gir det å være i mål med endringen ved et definert tidspunkt?
- Hva er de beste bevisene for at vi har lyktes med endringen?
- Hvilke sannheter skal vi ha underveis i prosessen for å støtte opp under at endringen går i ønsket tempo?
Dette er like gjeldende ved endringsprosesser både hos individer og organisasjoner.